Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat de behandelaar een dossier aan­­legt. Dat is ook een wettelijke plicht opgelegd door het WGBO en een eis van de beroepsvereniging waaraan Praktijk Oergezond is verbonden.

Het dossier bevat aantekeningen van de informatie die aan de behandelaar is ver­strekt bij de intake en bij de behandeling(en), onder meer betreffende gezond­heid(sklachten) en uitgevoerde onderzoeken en behandelingen.

Met het registreren van gegevens die de cliënt persoonlijk betreffen verbindt Prak­tijk Oergezond zich tot het zorgvuldig verwerken en bewaren van die gegevens.

Om inzichtelijk te maken hoe de privacy van de cliënt wordt gewaarborgd is dit reglement opgesteld met inachtneming van de richtlijnen en het wettelijk kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

PRIVACYREGLEMENT

1. Begripsbepalingen

In de AVG wordt een aantal begrippen gehanteerd. Ter verduidelijking staat in on­der­­staande lijst een uitleg van de relevante begrippen:

1. Autoriteit Persoonsgegevens (AP): de toezichthoudende autoriteit, de onaf­hankelijke instantie die erover waakt dat persoonsgegevens zorgvuldig en veilig worden verwerkt en zo nodig sancties kan opleggen als dat niet gebeurt.
2. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn.
3. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, meestal de cliënt, of de (wettelijk) vertegenwoordiger.
4. Bijzondere categorieën persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
5. Datalek: inbreuk in verband met persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. Onder een ‘datalek’ valt dus niet alleen het vrijkomen (lekken) van gegevens, maar ook onrechtmatige verwerking van gegevens.
6. Derde: elke persoon of instantie die geen betrokkene, verwerkings­verant­woor­delijke, verwerker, of een persoon is die onder rechtstreeks gezag van de verwerkings-verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is persoonsge­ge­vens te verwerken.
7. Dossier: het geheel aan informatie van betrokkene. Dit betreft het totaal aan persoonsgegevens, de bijzondere categorieën persoonsgegevens en gezond­heids­­gegevens.
8. Gezondheidsgegevens: gegevens over de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven.
9. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identifica­tie­nummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
10. Pseudonimisering: het verwerken van persoonsgegevens op zodanige wijze dat de persoonsgegevens niet meer aan een specifieke betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder dat aanvullende gegevens worden gebruikt, mits deze aanvullende gegevens apart worden bewaard en technische en organisatorische maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon worden gekoppeld.
11. Toestemming van de betrokkene: door betrokkene, op goede informatie berustende, specifieke, in vrijheid en ondubbelzinnig gegeven toestemming waarbij betrokkene hem/haar betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt. Dat kan door middel van een schriftelijke of mondelinge verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling (zoals het elektronisch aanvinken van een hokje).
12. Verwerker: degene die in opdracht van en voor de verwerkingsverant­woorde­lijke persoonsgegevens verwerkt (bijvoorbeeld een externe hostingsfirma, saas-leverancier, kwaliteitsauditor of een extern salarisadministratiekantoor).
13. Verwerking van persoonsgegevens: alle handelingen met betrekking tot per­soons­gegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of in een andere vorm beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
14. Verwerkingsverantwoordelijke: degene die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; meestal de bestuurder van de zorgaanbieder.
15. Zorgaanbieder: degene die de zorg aan cliënten biedt.

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op de gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van cliënten die zorg inkopen bij Praktijk Oergezond, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

3. Doel

Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de AVG.

4. De te verwerken persoonsgegevens

1. Naam (volledig), adres, woonplaats van cliënt (bij minderjarigen ook die van beide ouders). Deze gegevens worden gebruikt voor het kunnen versturen van de voor de behandeling nodig zijnde gegevens en informatie.
2. Geboortedatum van cliënt. Dit is nodig om in te kunnen schatten of de gezondheidstoestand van cliënt gebruikelijk is bij diens leeftijd en om prognose van en eventuele risico’s voor herstel in te kunnen schatten.
3. Geboorteplaats en –land. Dit om in te kunnen schatten of de gezondheidstoestand geografische of culturele (causale) bepaaldheden kent.
4. Telefoonnummer van cliënt (bij minderjarigen die van beide ouders). Deze gegevens worden indien nodig gebruikt voor overleg, afspraken en andere communicatie betreffende de behandeling.
5. E-mailadres van cliënt (bij minderjarigen die van beide ouders). Deze gegevens worden gebruikt voor het versturen van de zorgnota en voor cliënt noodzakelijke informatie betreffende de praktijk, zoals bereikbaarheid, waarneming en eventuele organisatorische of huishoudelijke veranderingen in de praktijkvoering.
6. NAW-gegevens van de huisarts van cliënt in geval is overeengekomen dat deze op de hoogte wordt gesteld van aanvang en beëindiging behandeling en/of dat overleg met de arts zal worden gevoerd.
7. Naam van de school en van een contactpersoon bij die school in het geval van aan school gerelateerde problemen.

5. De te verwerken bijzondere persoonsgegevens

1. Gezondheidsgegevens, zoals klachten (lichamelijk, emotioneel, mentaal), klachtenverloop, oorzakelijke factoren, in stand houdende factoren, omgevingsfactoren, ziektegeschiedenis, en genetische bepaaldheid,
2. De te verwerken gegevens zijn beperkt tot hetgeen nodig of nuttig is in het kader van de orthomoleculaire hulpverlening aan de cliënt, zulks met inachtneming van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden vast gelegd.

6. Zorgvuldige zorgverlening

Praktijk Oergezond staat voor een zorgvuldige zorgverlening. Dat betekent dat elke cliënt serieus wordt genomen in zijn klachten en problemen. Tijdens het intake gesprek wordt daarom zorgvuldig geluisterd naar de cliënt en worden er aantekeningen gemaakt van de gehele gezondheidstoestand en mogelijke andere belangrijke factoren die van invloed kunnen zijn op de gezondheidstoestand. Deze aantekeningen, samen met andere geleverde of opgevraagde informatie betreffende de gezondheidstoestand, worden in het dossier opgenomen en bewaard. De informatie kan op deze manier zorgvuldig worden geanalyseerd voor diagnostiek en een behandeladvies. Tijdens de behandeling worden alle mogelijke vorderingen en veranderingen bij gehouden, zodat de begeleiding goed kan worden gemonitord. Door een zorgvuldige documentatie van analyse, diagnose en behandeling is het mogelijk in elke fase van de behandeling de juiste behandelkeuzes te maken en richting te geven aan herstel.

7. Dossierplicht

Op grond van de WGBO zijn alle behandelingen en begeleidingstrajecten binnen Praktijk Oergezond onderhevig aan de verplichting een medisch dossier bij te houden. In dit dossier horen volgens deze wet de volgende zaken in ieder geval te worden opgenomen:

1. Bevindingen na het invullen van de vragenlijsten, onderzoeken en anamnese
2. Mogelijke oorzaken
3. Voorgestelde behandeling
4. Voortgang van behandeling
5. Verslagen van uitslagen van tests en relevant onderzoek
6. Verwijsbrieven indien van toepassing
7. Afgegeven rapportages door cliënt betreffende de gezondheidstoestand
8. Aanmeld- en Afrondingsbrief voor de huisarts

8. Kwaliteitsverbetering binnen de praktijk

Praktijk Oergezond streeft continu kwaliteitsverbetering en professionalisering na. Om die redenen worden jaarlijkse bij- en nascholingen gevolgd. Maar tevens wordt effectiviteit van behandeling gemeten. Om die doeleinden worden resultaten verkregen uit diagnostiek en behandeling geanalyseerd en gebruikt voor reflectie en opstellen van verbeterpunten in diagnostiek en behandeling.

9. Beroepsgeheim

Mevrouw C .C. Wille-Hazebroek heeft medisch beroepsgeheim en geheim­houdings­plicht. Dat betekent dat zij op geen enkele wijze gegevens uit het dossier met derden mag delen. Gegevens uitwisseling met andere zorgverleners of instanties, mag alleen met expliciete toestemming van betrokkene, zulks met uitzondering in geval van gevaar voor betrokkene en/of diens omgeving (b.v. suïcide, mishandeling).

Een waarnemer bij ziekte of afwezigheid is een geregistreerd orthomoleculair thera­peut, die eveneens is gebonden aan de regelgeving van de beroepsvereniging en het onderhavige privacyreglement.  

10. Toegang tot persoonsgegevens

Bij Praktijk Oergezond heeft alleen mevrouw C.C. Wille-Hazebroek toegang tot de persoonsgegevens.

In geval van waarneming bij ziekte of afwezigheid heeft de waarnemer volledig toegang tot het dossier. De waarnemer maakt alleen dan gebruik van toegang tot het dossier, wanneer cliënt  een hulpvraag heeft en de waarnemer de gegevens in dat kader nodig heeft.

Iedere inzage en verwerking van het dossier wordt daarin geregistreerd.

11. Financiele administratie en e-mailcommunicatie

Voor de financiële administratie voert Praktijk Oergezond alleen de NAW gegevens in het boekhoudsysteem in. Dit zijn de gegevens die vermeld staan op de factuur.

Via e-mail worden geen andere gegevens verstuurd dan facturen en  organisatorische- en huishoudelijke gegevens betreffende de praktijk, zoals wij­zi­gin­gen in openingstijden, waarneming en tarieven.

12. Archivering

De dossiers worden ten minste 20 jaar digitaal bewaard, zulks gerekend vanaf de laatste datum waarop een gegeven in het dossier is vastgelegd.

13. Recht op informatie

Een cliënt heeft te allen tijde recht op inzage van het dossier. Dit betreft uitsluitend die informatie die is verstrekt door cliënt zelf of door een andere zorgverlener. De informatie die door de behandelaar zelf aan het dossier is toegevoegd is niet ter inzage beschikbaar; dit betreft de conclusies, persoonlijke aantekeningen, analyses en ideeën over diagnostiek en behandeling.

14. Recht op toevoeging en wijziging gegevens dossier

Een cliënt mag na inzage van zijn/haar dossier een wijziging laten doorvoeren, indien hij/zij meent dat de opgenomen informatie niet juist is genoteerd of aan­vulling behoeft. Cliënt  kan geen wijzigingen laten doorvoeren ter zake feitelijke ge­beur­­­tenissen.  

15. Recht op vergetelheid

Het recht om vergeten te worden geldt in principe niet voor medische dossiers. Wel hebben cliënten het recht andere gegevens uit hun dossier te laten verwijderen dan de gegevens die verband houden met de analyse van de hulpvraag, een mogelijke diagnose en uitgevoerde behandeling(en).  

16. Datalek en meldplicht

Gezien de wijze waarop data bij Praktijk Oergezond worden verwerkt is de kans op een datalek gering. Echter wanneer een datalek wordt vermoed en dit kan leiden tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens zal de verwerkingsver­­ant­­woor­­delijke het datalek onverwijld melden bij de AP.

Indien betrokkenen mogelijke ongunstige gevolgen voor hun persoonlijke levenssfeer kunnen ondervinden als gevolg van een gesignaleerd datalek zal de ver­­wer­­kingsverantwoordelijke contact opnemen met betreffende betrokkenen.

17. Klachten

Indien betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij/zij een andere reden tot klagen heeft, dient hij/zij zich schriftelijk te wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke van Praktijk Oerge­zond, mevrouw C.C. Wille-Hazebroek.

De klacht wordt binnen 2 weken behandeld en beantwoord.

Indien betrokkene van mening is dat de klacht niet goed is behandeld kan deze zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daarvoor dient betrokkene de website te bezoeken en een tip achter te laten die beoordeeld kan worden voor ver­­­der onderzoek (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autori­teit-per­­soonsgegevens/tip-ons).

De AP kan ook telefonisch benaderd worden onder nummer 088-1805250,

Dit reglement is op 1 november 2022 te Alphen aan den Rijn vastgesteld.